Migration CRM : préparer ses données avant de changer d’outil.
Inventaire, doublons, correspondance des champs et contrôles : les décisions à prendre avant l’import.
Faire l’inventaire des sources
Recensez les tableurs, outils commerciaux, boîtes partagées et autres systèmes qui contiennent des informations utiles. Notez le responsable et la date de mise à jour de chaque source. Déterminez ce qui doit réellement être transféré. Copier tous les fichiers sans tri peut importer les ambiguïtés de l’ancien fonctionnement dans le nouveau système.
Définir les règles de correspondance
Associez chaque champ source à une destination : entreprise, contact, opportunité ou activité. Précisez le format des dates, les valeurs autorisées et les champs obligatoires. Un nom similaire ne garantit pas une signification identique. Documentez les transformations et conservez un identifiant permettant de retrouver l’enregistrement d’origine.
Traiter les doublons avec une règle explicite
Deux fiches au même nom ne représentent pas toujours la même personne. Choisissez les critères de rapprochement et les situations qui nécessitent une validation. Définissez quelle valeur conserver en cas de conflit. Travaillez sur une copie sauvegardée et évitez de fusionner automatiquement des données ambiguës sans possibilité de contrôle.
Tester un échantillon représentatif
Incluez des contacts simples, des entreprises avec plusieurs interlocuteurs, des champs manquants et des opportunités historiques. Vérifiez les volumes mais aussi les relations, les permissions et la lisibilité pour l’équipe. Un import sans erreur technique peut produire des données inutilisables. Faites valider le résultat par les personnes qui connaissent les dossiers.
Organiser la bascule et le retour arrière
Décidez quand arrêter les modifications dans l’ancien outil, comment reprendre les changements récents et qui autorise la bascule. Conservez une sauvegarde et un bilan des contrôles. Après migration, surveillez les intégrations et les premières tâches quotidiennes. La migration fait partie d’un projet CRM ; son périmètre doit être chiffré et planifié comme tel.